Ici un tableau qui vous aidera à déterminer les couts et recettes. Vous aurez aussi un tableau préétabli avec des indications plus ou moins réalistes de recettes du bar.

Les préventes sont un bon système pour couvrir les acomptes mais pour vendre des préventes, il faut que l’évènement soit couru et ce n’est pas toujours le cas. Ici plus d’infos sur les préventes.

Sinon une bonne discussion entre vous avant l’event est nécessaire pour déterminer qui met les acomptes, comment les récupérer et comment cela se passe en cas de perte.

Et surtout sous quel régime, en nom propre ? (c’est-à-dire si il n’y a ni asbl, ni SRL) sous asbl, sous société ?

Il n’est pas rare qu’un évènement qui a reçu beaucoup de public (et donc normalement bénéficiaire) soit en perte : deux raisons principales :

a : le bar a été très mal tenu plus d’infos dans la rubriques ‘boissons’ ici

b : de l’argent s’est ‘envolé’

• Mettre les caisses non sur les tables mais sur une chaise à côté du caissier
• Faire des relevés réguliers et discrets
• Favoriser les payements digitaux
• Prévente : faire attention aux sérieux des prévendeurs : plus d’infos ici
• L’argent doit être mis dans un lieu sûr (il n’y en n’a jamais sur un event, le mieux est de le déposer à la banque en cours de soirée ou chez quelqu’un et surtout chacun des responsables doit en savoir le montant)

• Désigner non pas 1 mais 2 responsables ‘argent’, prévoir des personnes intègres, sombres et qui n’ont pas trop d’affinités personnelles
• Tout doit être numéroté, que ce soit les tickets boissons, les tickets d’entrée, les préventes, … Ainsi, si une personne travaillant à une caisse sait au départ le nombre de ticket précis, elle saura qu’en fin de soirée un montant précis doit être rendu. Par exemple, s’il y a en début de soirée 5000 tickets à 1,5€, et qu’en fin de soirée il reste 2000 tickets invendus la recette de la caisse doit être de 3000×1,5€=4500€. Vous trouverez ici des feuilles de caisse pratiques.
• Si vous faites des retraits, il faut l’indiquer sur la feuille de caisse et le dire à la personne à la caisse.
• L’argent doit être mis dans un lieu sûr (il n’y en n’a jamais sur un event) le mieux est de le déposer à la banque en cours de soirée ou chez quelqu’un et surtout chacun des deux responsables doit en savoir le montant.
• Faire des reçus pour l’argent donné. Cela évitera bien des malentendus ou des doubles payements et si vous êtes trésorier votre parole ne sera pas mise en doute.

Un modèle ici